İçinde yaşadığımız iş dünyasının kuralları baştan aşağı yeniden şekillenirken, endüstriyel çağın rekabet ortamı yerini bilgi çağının rekabet ortamına bırakmaktadır. Temel sorun bilgiye en kısa zamanda ulaşmak, bilgiyi işlemek ve elde edilen verileri süratle uygulamaya geçirmektir.
Özellikle 1995 yılından beri tüm dünya şirketleri ‘Altı Sigma metodolojisini kullanarak müşterileri memnuniyetini sağlamak ve karlılıkları arttırmak için projeler yapıyorlar. İnternet üzerinde kısa bir araştırma yapacak olursanız, Altı Sigma Metodolojisinin ne kadar yaygın ve önemli olduğu konusunda daha iyi şekilde fikir sahibi olabilirsiniz.
Müşteri odaklı çalışmak demek, aslında iş yapma tarzı ve müşteri ihtiyaçları arasındaki iletişim ve etkileşimin geliştirilmesidir. İşimizin geliştirilmesi ise süreçlerimizin geliştirilmesi ve kararlılığına bağlıdır. Altı Sigma Hedef Odaklı Yönetimi ile, önemli süreç girdileri ve çıktıları arasındaki ilişki, bilimsel araçlarla analiz edilerek, süreçlerimizin en iyi hale gelmesi sağlanır. Toplam Kalite Yönetimi’ni bütünleyen Altı Sigma Metodolojisi, bizlere süreç iyileştirme ve geliştirme faaliyetlerinin nasıl yapılacağının yöntemlerini ve tekniklerini tariflemektedir.
Altı Sigma yaklaşımı 5 temel aşamayı içermektedir. Bu aşamaların her birinde uygulanacak teknik araçlar ve bilimsel teknikler, adım adım sorunun çözümünde kullanılmaktadır;
- Tanımlama: Mevcut operasyon ve proseslerimizde yaşanan sorunların kaynağı, müşteri beklentileri ve maliyetlerinin ortaya konulduğu ilk aşamadır.
- Ölçme Aşaması: Mevcut süreçlerimizi doğru ölçebiliyor muyuz? Ölçüm sonuçlarımız nasıl bir tablo oluşturuyor?
- Analiz Aşaması: Hatalar nerede ve ne zaman oluşur? Hangi süreç girdileri hataların temel nedenleri olabilir?
- İyileştirme Aşaması: Süreç yeterliliği nasıl sağlanabilir ? Çıktılarımızı en iyi yapabilmek için ne tür çözümler üretebilir ?
- Kontrol Aşaması: Yapılan iyileştirmenin kalıcı olmasını nasıl temin ederiz. Standartları bu iyileştirmeye göre oluşturmalıyız.
Altı Sigma’yı anlamak için öncelikle bazı kavramları tanımamız gereklidir.
Müşterinin Sesi; Altı Sigma uygulayan şirketlerin en temel hedefi karlılığın arttırılmasıdır. Şirketler karlı olabilmek için müşterilerine ürün ve hizmetleri beğendirmek ve satmak zorundadır. Dolayısıyla müşteri memnuniyeti ile karlılık arasında kuvvetli bir korelasyon bulunmaktadır. Bu korelasyonu doğru belirleyebilirsek, işimizin temel unsurlarını gözden kaçırmadan, müşteri odaklı bir yapıya sahip olabiliriz. Müşteri odaklı olmak demek sadece müşteri memnuniyeti değil, aynı zamanda karlılığı da temin etmektir. Süreçlerimizi bu doğrultuda izlemeli ve müşteriye kattığı değer, şirketin karlılığına sağladığı destek oranında kaynaklarımızı planlamalıyız.
“Herhangi bir şeyi iyileştirmek için, önce ölçebiliyor olmanız gerekir.” Ölçemediğiniz hiç bir sorununuzu iyileştiremezsiniz. Oysa, ölçmeden, analiz etmeden yapacağımız iyileştirmeler, problemlerin kök nedenini giderici iyileştirmeden çok, yangın söndürme edici boyutlarda yeniden ortaya çıkabilmektedir. Genel problem çözme yaklaşımını düşünecek olursanız, insanlar sadece tecrübelerine dayalı olarak, hızla sorunu çözmek amacıyla problemin iyileştirme aşamasına geçerek çözüme ulaşmaya çalışırlar. Sorunları çözmek için, tecrübemizle birlikte verileri ve verilerin ne söylediğini de dikkate almalı ve sistematik bir yaklaşım uygulamalıyız.
Değişkenlik; Altı Sigma’nın en önemli kavramlarından biri değişkenliktir. Değişkenlikler ürün veya proseslerimizde hata oluşmasına neden olmaktadır. Değişkenliğin olmadığı bir proses düşünülemez. Her proses de değişkenlik vardır, önemli olan ise değişkenin niteliği ve büyüklüğüdür. Süreçlerimizi yönetmek ve başarılı sonuçlar alabilmek için, süreçlerimizde hataya neden olan unsurları bulmalı ve değişkenlik kaynaklarını yok etmeye çalışmalıyız.
Katma Değerli İşler; Şirketler müşterilerinin beklentisi olan ürün ve hizmetleri karşılayabilmek için kaynaklarını kullanırlar. İnsan kaynakları, makineler, tırlar, gemiler… Bu kaynak kullanımının yegane nedeni müşteri ihtiyacını karşılamaktır. Elimizde olmayan bazı nedenlerden dolayı, bu kaynakların boşa harcandığı bir çok durum söz konusudur. Biz bu tarz işlere : “katma değersiz işler” deriz ve öncelikli olarak bu işlere harcadığımız kaynakları kazanmayı hedefleriz. Bu bakış açısı ile proseslerimiz incelediğimizde, toplam süreç zamanı içinde katma değerli işlerin, sürelerin, katma değersiz işlere ve sürelere oranı gibi indeksleri takip ederek, işimizi en hızlı ve verimli yapabilmenin yollarını ararız. Bu sorunu görebilmek için böyle ölçüm kriterlerini biliyor ve ölçüm yapabiliyorsanız.
Lojistik Süreçlerinde aktif olarak çalışanlar Altı Sigma ile ne tarz projelerin ele alınabileceğini merak edebilirler,
- Sevkiyat esnasında taşınan ürünlerdeki hasarların azaltılması,
- Müşteri şikayetlerinin azaltılması,
- Gümrük işlemlerindeki geçen sürenin azaltılması ,
- Araç bekleme sürelerinin kısaltılması,
- Araç arızalarının azaltılması,
- Sevkiyat esnasındaki araç doluluklarının arttırılması,
- Araç kazalarının azaltılması,
- Müşteri şikayetlerinin azaltılması,
- Araç kullanım sürelerinin arttırılması (Yolda geçen sürenin),
- Geciken teslimatların azaltılması,
- Genel giderlerin azaltılması,
- Araç bakım, onarım masraflarının azaltılması ,
- Müşteri memnuniyetinin arttırılması,
Sanırım, lojistik süreçlerinde uzman olmayan bir kişi olarak önerildiğim projelerin çoğunun sektörün yıllardan beri uğraştığı sorunlar olduğunda hemfikirsiniz. Fakat Altı Sigma’nın asıl gücünün, şirketin iş yapma tarzını değiştirecek, ölçme ve değerlendirmeye dayalı bir yönetsel bir yaklaşım olduğunun altını çizmek gerekiyor.
Eğer Altı Sigma uygulamak için bir yol haritasına ihtiyaç duyarsanız, 3 temel aşamayı planlamanız gerekiyor.
- Stratejik Planlama ve Alt Yapı Çalışmaları, Yönetim takımının konu hakkında bilgilenmesi, eğitilmesi, doğru hedeflerin projelerin belirlenmesi ve kaynakların tahsisi,
- Projelerin Uygulanması (Karakuşak veya Yeşilkuşaklar), Yönetim tarafından belirlenen hedeflere ulaşmak için eğitimlere paralel olarak proje uygulaması yapılması ve düzenli işleyen bir proje yönetim disiplini,
- Sürdürülebilirliğin temini, İlk proje sonuçlarındaki başarı ve başarısızlıkların irdelenmesi, geri beslemelerle, yeni proje ve kaynakların tahsisine olanak sağlanması.
Konu hakkında detaylara ulaşmak için www.spac.com.tr adresini ziyaret edebilir, Türkçe kitap ve dergilere ulaşabilirsiniz.
Akın Polat
S.P.A.C. 6 Sigma Danışmanlık Genel Müdürü