Barkod ve RFID sistemlerinden tedarik zinciri çözümlerinin hangi aşamalarında ve nasıl faydalanıyorsunuz?
RFID sistemini Türkiye’de kullanmıyoruz zaten kullanılmıyordur da. Bu sistemle bütün bir deponun işini iki işiyle halledebilirsiniz, bunun yanında eleman azaltılması söz konusu oluyor. Yalnız şu aşamada RFID fiyatları biraz yüksek. Tek bir ürün için 0,9 cent civarında. Ekol olarak lojistikte bu hizmeti maliyetler açısından sağlayamıyoruz. Her ürüne RFID’nin takılması ve tekrar okutulması gibi bir işlem hem zaman kaybettirir hem de ciddi anlamda para kaybettirir. Bunun daha birinci ayakta, yani üretici tarafında yapılıp daha sonra ma9azalarda satılması gerekiyor ki bizim için faydalı olsun. Bizim görüşümüz RFID’ ye tekstil sektöründe 20-25 yıl sonra geçileceği yönündedir.
Barkod sistemi size ne gibi yararlar sağlıyor?
Barkod bizim her şeyimiz. Sadece barkod kullanıyoruz. Çünkü tesisle 12 milyon kalem ürün var bu ürünleri biz fiziksel olarak tanımıyoruz. Barkodlar üzerinden gidiyoruz ve bütün kontrol mekanizmamız barkodlar üzerine kuruludur. Her şey RF (radio frequency) sistemi ile ya da scanerlar ile çalışıyor ve bunların hepsi barkod okumaya yarıyor. Her aşamada bunlar kullanılıyor.
Bu sistemin aşamalarından biraz bahseder misiniz?
Askılı ürünlerimize 4 tane lokasyonumuz var, bunlar: dinamik, ardiye, ürün kabul ve sevk lokasyonları. Sadece bir arkadaşımız ürünün barkodunu alıyor ve her scanerla ürünü okutuyor. Biz ürünün ne olduğuna kesinlikle bakmıyoruz. Ürünü okutuyoruz ve ürün sayılmış oluyor Çıkışta arkadaşlar ürünleri topluyor ve çeki sağlamak amaçlı bir kere daha rf ile veya barkod okutucusuyla ürünleri okutuyoruz. İşin bu bölümü en önemli kontrol mekanizmasıdır Koli ürünlerde ise her kolimizin bir numarası oluyor ve o numaralarda barkodlu şekilde yazıyor. Elindeki barkod okutucuyla daha sonra ürünü okutuyor. Böylece o ürün o lokasyona tanımlanmış oluyor.
Biz de aranan bir kalem bile olsa nerede olduğunu anlık olarak görüp müdahale edebiliyoruz. Bu anlamda depodaki her şey barkod okuyucusu üzerinden yapılıyor. Ürün bünyemize girdiğinde, depo içi yer değişikliklerinde, gruplamada ve çıkışta barkod sistemi üzerinden hareketler takip ve kontrol ediliyor. Depodaki iş akışları ise tamamen ürünlerin üzerindeki barkodların olması öngörülerek yürütülüyor. Eğer ürünün üzerinde barkod yoksa bu ürünü almıyoruz. Hiç bir şekilde Ekol bu ürünü depoya almıyor ve bunun getireceği zararlardan sorumlu tutulamıyor. Ancak üretici veya müşterimiz gelip o ürünün üzerine barkodunu yapıştırana kadar. Çıkışta da aynı işlem uygulanıyor.
Ürün ya da mal hangi konumdayken barkodlama yapılıyor?
Barkodlamayı genelde biz yapmayız. Barkodlama bizim vas (value added service) dediğimiz bir hizmettir. Eğer müşterimiz bizden barkodlama istiyorsa bunu biz ek hizmet olarak ücret karşılığında yaparız. Bizim için önemli nokta ürünün depoya kabul noktasında barkodlu olması. Diyelim ki planlanmayan ve hızlı akışı gerekli bir ürün depoya geldi. Bu durumda fiyatta anlaşırız sonrasında ürünler henüz araçtan boşatılma aşamasındayken ürünleri etiketleriz. Lojistik bu tip bir operasyon esnekliğini gerekli kılıyor.
Hangi işlemlerde lokasyon değişikliği oluyor?
Depo içindeki işlemlerde yine her şey barkod üzerinden yapılıyor. Bizim depo içi hareketimiz maksimum transferle gerçekleşir. Ürünler devamlı yer değiştirir, yani bir lokasyondan başka bir lokasyona kaydırılır. Bu paletlerin veya kolilerin durduğu bir lokasyon vardır. Arkadaşımızın sistemde şunu söylemesi gerekiyor. Ben x kolisini A lokasyonundan aldım ve B lokasyonuna koydum. Bu benim içerde yaptığım en büyük hareketlerden biridir. Eğer ben bunu sistematik yapmazsam ürünün nerde olduğunu kaybederim. Yapılan her hareket tek bir gömleğin ya da bir koltuğun hareketi sisteme tanıtılmadır. Bu işlem sistemin izin vereceği şekilde yapılmalıdır. Ayrıca yazılımın her yerinde arkada kontrolleri vardır. Eğer sistemin izin vermediği bir hareketse rf den olsun bilgisayardan olsun uyarılar gelir ve sistem bunu işlemez. Yanlışı önlemek amaçlı depodaki herkesin bir user’i yanı bir password’ u vardır. Ayrıca her kullanıcının birbirinden farklı hakları vardır. Normal depo elemanının, süpervizör dediğimiz arkadaşların ve onların üslerinin hakları vardır. Depoda istif katında çalışan bir adam fiziksel sayımı onaylayamaz. Çünkü fiziksel sayımı onaylamanız demek ürünün müşterilerin stokuna geçmesi ve bunun muhasebe kayıtlarına düşmesi demektir. Biz bu kontrolleri düzenli olarak yapıyoruz.
Bu konuya ilişkin olarak Barkod okuma sistemini size firma sahipleri mi sağlıyor?
Hayır. Ürünler hariç görülen bütün yatırımlar bize aittir. Müşterinin bize sağlaması gereken barkodlu ürün ve ürün bilgilerinin barkoda tanımlanmış olmasıdır.
Barkod sisteminizde ne tür bilgiler depolayabiliyorsunuz?
Barkod bizim için bir çatıdır. O çatıdan kıvrımlarımız var. Şöyle ki barkodun içinden referans tablosu dediğimiz bilgilere giriyoruz. Burada yaklaşık 20-25 tane değişik referans tablosu olabilir. Barkod ile ürünün rengine, bedenine, kategorisine, yılına, fiyatına, hangi sezona ait olduğuna dair bilgilere ulaşabiliriz. Fakat bunları bize müşterimizin vermesi gerekir. Oradaki referans tablolarını müşterilerimiz doldurur. Bunun sayesinde biz barkoddan ürüne ait bütün bilgilere ulaşabiliyoruz. Bu bilgilerle de operasyonumuz şekilleniyor.
Barkod sisteminizi ürünün girişinden sevkine kadar hangi başlıklar adı altında yürütüyorsunuz?
Tedarik zinciriyle ilgili aklınıza gelebilecek her aşamada barkod kullanıyoruz. Depoya alma, depodan çıkarma, sayım, transfer, sevk, çeki listesi hazırlamada vb. her türlü ürün girişinde ürünün fiziksel sayımında (kolilerin açılıp ürünlerin tek tek sayılması aşaması), ürünlerin stoklanması aşamasında. Çünkü bizde kolilerin de bir barkodu vardır. O kolinin barkodu okutulur ve o ürünler o barkodlu kolinin içine konur. Ayrıca adreslemede daha sonra rezerve, yani mağazaya gönderilmeden önce sayım için ayrıldığı alanlarda ürünler yine tek tek barkodlara okutulur ve sisteme kabul edilir. En son işlem sevke yatırılır, kolinin barkodunu okutursunuz ve ben bu koliyi gönderdim dersiniz. Ayrıca bu sevk bilgileri sistemdeki navlun havuzunu oluşturup faturalamaya da yardımcı oluyor. Ondan sonraki aşama zaten araca yüklemedir.
Barkodun hatalı olduğu durumlarda hangi işlemleri yapıyorsunuz?
Barkodda bir hata oluştuysa buradaki bütün sorumluluk müşteriye aittir. Çünkü en başta bizim müşterilerimize söylediğimiz şey biz sizin ürününüzü tanımıyoruz, bilmiyoruz’ “ürününüz üzerinde hangi barkod varsa biz onu doğru kabul ederiz.’ Yine burada da olduğu gibi sistem her şeyi yönetiyor ve biz de buna göre hareket ediyoruz.
Barkod işlemlerinde dış kullanıcılar ve sorgulama bakımından internet ne ölçüde ve nasıl kullanılıyor? Sistemimiz tamamen kapalı bir sistemdir. Yani ‘intemer system’. Sadece şu olabilir: internet ortamından müşterinize hizmet verirsiniz ve müşteriniz ürünü tanımaz ama barkodarını bilir ve bu şekilde barkod yine bir çatı olur ve barkoddan bütan detaylara ulaşabilirsiniz. Eğer barkodlama internette kullanılmış olsaydı ilk akla gelebilecek şey yapılan işlemin hacklenmesi olur ki bunu da heralde kimse göze almak istemez. Rakip şirket tarafından sezon stoklarınızın ve diğer bilgilerinizin öğrenildiğini düşünürseniz. İnanılmaz bir yanlışla karşı karşıya kalırsınız.
Ekol’de ki barkodlu uygulamada el terminalini gezdirmeden uzaktan sayım {rfid) yapılabiliyor mu? RFID sistemini firmamızda şu an kullanmıyoruz. Fakat 40-50 yıl sonra bu sistemin kullanılması o günün koşullarına göre daha uygun olur. Çünkü şu an kullanılması insan kaybına yol açacak ve günümüz Türkiye’sinde işsizlik oranı yüksek ve biz işsizliğin artmasını istemiyoruz. Marks and Spencer ı örnek verelim. Bir Tır geliyor ve bu tır yaklaşık olarak 20000 ürün alabiliyor. Bu firmanın Tırı rampaya geldi ve sistemi kurduk diyelim. Giren malları bu sistemle en ince detayına kadar bütün özelliklerini, nereye gideceği, nerede depolanacağı gibi bütün işlemlerini bu cihaz sayesinde insan gücüne gerek kalmadan, tamamen sistem sayesinde tespit etmiş oluyorsunuz. İş sahibi olarak düşününce çok faydalı ama çalışan insan bakımından bir azalmaya yol açar ki bu da şu an Türkiye’ de istemediğimiz bir durum. Bu yapıldığında; bilgisayardan, sayım operasyon elemanlarını, kullanılan rf terminallerini, el scanerlarını kaldırmış oluyorsunuz. Sonuçta Ekol olarak 14.senesinin içindeki firmamızda 1400 kişiyle çalışmaktayız. Mantalitemiz; biz kazanıyorsak insanlar da kazansın. Amacımız gerçekten insanlara iş, para; müşterilerimize de iş ve para kazandırmaktır.
Tekstil veya spor ürünleri alanında uyguladığınız hizmette barkod sistemlerinin rolünü ve işleyişini anlatır mısınız?
Adidas’ tan örnek verelim· Bir konteyner Adidas ayakkabı geldi ve bir konteyner içinde de bir palet ürünün barkodları yok. Biz sözleşmemiz gereği ve operasyonumuzun sağlıklı işlemesi için bir palet ürünü saymıyoruz. Bir palet ürünü saymadığımız zaman müşterimize döneriz. Ürünlerin barkodlarını isteriz. Müşterimizin bu ürünlerin barkodlarını getirmesi minimum 2-3 saattir. Diyelim ki bu olay akşam 18.00’den sonra oldu. 18.00’den sonra hiçbir müşterimize ulaşamayız, barkodları alamayız ve biz bu girişi onaylayamayız. Girişi onaylayamamamız o ürünleri bizim stoka alamamamız anlamına gelir. Stoka alamamamız da ertesi sabah ürünlerin mağazalara çıkarılamaması demektir. Aksilikler üst üste geldi diyelim. Cuma günü oldu bu olay ve ürünlerin hafta sonu satışı gerçekleşemedi ve bunların sonucunda önemli bir zaman ve maddi kayıplar oluşur. Barkod bu sorunların oluşmamasını sağlıyor.
Yazılımı siz mi yapıyorsunuz?
Yazılımı bizim firmamız yapmaktadır. Yazılımı bizim yapmamızın sebebi eğer yazılımı outsource ederseniz çoğunlukla çıkmaza düşersiniz. Çünkü bir rapora ihtiyacınız olur ve yeni bir operasyona gerek duyarsınız. Bunun için destek almak durumundasınız. Ayrıca bu ciddi bir zaman kaybı ve ileriye dönük ciddi bir maddi kayıptır. Biz bütün bu hizmetleri kendimiz yapıyoruz. Hangi müşteri gelirse gelsin, projesi başka olsun operasyonu farklı olsun en fazla 20 gün içinde yeni bir projelendirme yapıyor yeni bir yazılım geliştiriyoruz. Yeni bir operasyon mantığı çiziliyor ve start veriliyor. İnsanlar sistemi yönetmiyor, sistemler insanı yönetiyor. Lojistik sektöründe insan çok önemidir. İnsan tabi ki yanlış yapabilir, etiketi yanlış basabilir. Örneğin Marks and Spencer ürünü Beymen’e gidebilir. Burada yaptığımız insanlara minimum iş gücü yükleyerek maksimum iş verimi almak bu nedenle sistemin insanları yönlendirmesine karar verdik.
Alp Yöndem
Berk Göksal