Kısaca şirket faaliyetleriniz hakkında bilgi verir misiniz?
1989’da kurulmuş bir şirket olan Index, belli başlı markaların distribütörlüğünü yapmaktadır. Görevimiz; gerek Türkiye’ deki gerekse yurt dışındaki üreticiden, satacağı ürünleri tedarik ederek Türkiye’ ye getirmek veya gelmiş ürünleri Türkiye’deki lokasyonlardan alıp kendi depolama alanında saklamak, pazarlama aktiviteleri ve satış kanalıyla da bayii ağına dağıtmaktır.
INDEX olarak 6000’e yakın bir bayii topluluğuyla 81 ile hizmet veriyoruz. İndex Grup’ un içerisinde 5 şirketlik bir portföy var. Bu şirketler, kendi alanında uzmanlaşmanın gereksinimi dolayısıyla kurulmuş veya satın alma yöntemiyle oluşmuştur. PC’yi oluşturan bileşkelerin distribütörlüğünü yapan şirket olan Datagate ve SAP malzemelerinin distribütörlüğünü yapan Despec olarak kendi alanlarında uzmanlaşma gereksinimiyle böyle bir yapılanmaya gitmişlerdir. Network ve kablolama ürünleri üzerinde ihtisas sahibi olan ve proje ağırlıklı çalıştığı için daha çok ilgi isteyen, uzun sürede biten işlerin takipçisi olan Netex, home electronic ve LCD TV’ den cep telefonuna kadar teknoloji marketlerinde en çok tercih edilen stantlardaki ürünlerin tedarikçiliğini yapan Neotech adlı firmalar INDEX’ in bir bileşeni olup, her ürüne ulaşabilecek bir nokta konumundadır.
INDEX Grup olarak yılda ortalama 8 milyonun üzerinde kutu dağıtıyoruz. Yaklaşık 37000 stok kalemimiz var, bunların 3000’e yakını ise sürekli aktiftir. Ayrıca 21 günde dönen bir stok sirkülasyonumuz mevcut.
Bayilere hizmet verdiğimiz için, son kullanıcıyla hiçbir zaman ilişkimiz olmuyor. Müşteri ile sıcak ilişki kurma bakımından iş ortaklarımızla INDEX Grup olarak şöyle bir işbirliği yapıyoruz; biz ürünü sağlıyoruz ve onun adına son kullanıcıya teslimatını yapıyoruz. Burada müşteri satın almayı bayii üzerinden yapıyor; fakat ürünü biz sağlamış oluyoruz.
Teklos Teknoloji Lojistik A.Ş. yani Index’ in lojistik faaliyetleri hakkında bilgi alabilir miyiz?
“Know-How”ını INDEX Grup’ tan alan TEKLOS, oradan edinilen 18 yıllık tecrübenin ürünü olan klasik lojistik hizmetlerinden biraz daha farklı hizmetler sunmayı amaç edinmiştir. Ürünü bütün olarak getirip dağıtmaktan ziyade gerçek anlamda depoculuğunu da yaparak, son kullanıcıya gidecek miktara indirebilecek lojistiği yapmaktadır. Tüm riski alıp tek bir noktaya götürmek yerine, her müşterimiz adına ayrı yere götürebilmeyi hedefliyoruz. Onun için klasik lojistik şirketlerinden biraz daha farklı organizasyon hedefliyoruz. “Şu an INDEX Grup’ ta yaptığımız hizmeti, bayilerimiz adına ya da büyük ölçekli firmalar adına da yapabilir miyiz?’ i araştırmaya çalışıyoruz. Test amaçlı yola çıktığımız da 2 tane müşterimiz var.
Teklos haricinde çalıştığınız lojistik firmaları var mı?
Merkez olarak İstanbul’dayız. Şehir içi dağıtımını kendi organizasyonumuzla yapmak için kurulmuş 40 kişilik bir ekibimiz, 20’ ye yakın da bir araç topluluğumuz var. Günde bir sabah bir de öğlen olmak üzere iki kere dağıtım yapıyoruz. Gün içerisinde toplanan siparişleri öğleden sonra, öğleden sonra toplanan siparişleri de ertesi günün sabahı tekrar müşterilere ulaştıracak şekilde kendi içimizde bir düzen kuruyoruz. İstanbul biraz daha yoğun bir merkez olduğundan çözümler de biraz uzun sürmektedir. Aynı zamanda işin içine tahsilatta girdiği için dağıtımı kendimiz yapıyoruz. Ankara ve İzmir’ de olan şubelerimizde finans, cari hesap departmanlarımız, depomuz, sevkiyatımız ve teknik servisimiz de mevcut olduğundan mini bir merkez olarak düşünülebilir.
Ankara’ dan İç Anadolu Bölgesi’ deki tüm bayilerimize, İzmir’den de Ege Bölgesi’ndeki tüm bayilerimize hizmet veriliyor. Diğer kalan bölgelerdeki illere de İstanbul Merkez hizmet veriyor. Şehrin dışına çıktığımızda konu Ankara, İzmir veya İstanbul değilse 3.parti lojistik firmalarıyla çalışıyoruz. Bu açıdan şu anda Yurtiçi Kargo ile çalışmaktayız.
INDEX ile Yurtiçi Kargo arasında çalışma farklı bir tarzdadır. INDEX binası içerisinde bir Yurtiçi Kargo şubesi bulunmaktadır. Normal bir Yurtiçi Kargo şubesi ile aynı şekilde hizmet vermektedir. Sadece Index Grup’ tan ürün alıp, sadece Index Grup’ a ürün getirir. Bu sayede, Yurtiçi Kargo’nun merkeziyle online bağlantı kurulmaktadır. Yurtiçi Kargo INDEX’ ten gelen faturalardaki datalara dayalı olarak kendi etiketini basıyor. Daha sonra kargolar bir aktarma merkezine gidiyor ve buradan da araçlara yüklenerek dağılımı gerçekleştiriliyor. INDEX bütün bu süreçleri geçip, doğrudan kamyona gidecek datayı bildiriyor. Böylece Yurtiçi Kargo buradan malı teslim aldığında, müşteri internetten malının nerede olduğunu görebiliyor.
Teknolojik bir ürünün distribütörlüğünü yaparken bir çok marka sizi tercih ediyor bu bir güven meselesi, farkı yaratmada lojistiğin de öne çıktığını düşünürsek, bu güveni nasıl sağladığınıza inanıyorsunuz.
Tabii ki burada önemli olan nokta distribütörlük ve lojistiğin en iyi şekilde verilmesidir. Ayrıca stoğun iyi bir şekilde yönetilmesi de oldukça önemlidir. Burada INDEX’ in gelişim sürecine de bakmak lazım. Sağlam bir finansal yapının yanında her şeyden önemlisi, güvenilirlik ve hedefleri tuttura bilirlik çok önemlidir. Çünkü siz üreticilerin buradaki lojistik üssü konumundasınız. Onların ürünlerini tüketicilere gönderirken bir yandan da depoculuğunu yapıyorsunuz. Onlar adına para tahsilatı yaptığınızdan dolayı, risklerini de siz üstlenmiş oluyorsunuz. O bir noktaya satıyor, parasını bir noktadan alıyor. Parasını alan noktanın da satış yapması önemlidir. Yani hem aldığınızı ödeyeceksiniz, hem de aldığınızı satacaksınız. Sektörde 18 yıldan bahsediyoruz. Kırılma noktamız 1994 yılında Türkiye’de ilk IBM adına yaptığımız satışlardır. O dönemdeki krizde, sıkıntılı distribütörlerden toplanan 4200 adet PC‘yi satarız dedik ve 7 gün içerisinde de bu PC’leri sattık.
Satın alma ve tedarik zincirlerinde diğer firmalarla B2B veya B2C kullanıyor musunuz?
B2B kullanmak istediklerinde, her şirketimizin INDEX Pazar, DESPEC Pazar gibi B2B çalışmaları var. B2C olarak ise direkt müşteriyle bağlantımız yok. Fakat ön bilgilerimizi içeren sitemizden en yakın bayileri öğrenebiliyorlar. Ayrıca bu siteden, ürünler hakkında teknik bilgi alabilir, tavsiye edilen son kullanıcı fiyatlarını da görebilirler. Fakat sitede doğrudan satış yapılmamaktadır; ama bayilerimiz web üzerinden satın alma yapabilmektedirler ve bu satın almanın oranı toplam siparişin %40’ını oluşturmaktadır.
Web sitesi üzerinden satış yapan sitelere nasıl mal sağlıyorsunuz? Onlar belli bir stok bulunduruyorlar mı? Yoksa sipariş geldikçe mi ürün istiyorlar?
Bilişim sektörü biraz risk içerdiği için genelde minimum stok tutmak gerekiyor. Buradaki açığı kapatmanın en iyi yöntemi de bilgi işlem altyapısına sahip olmaktır. Eğer karşı tarafın sağlam bir bilgi işlem altyapısı var ise bizimle online görüşebilir, izin verdiğimiz ölçülerde doğrudan stoğumuzu görebilirler. Dolayısıyla kendi deposundan ürün satıyormuş gibi çok rahat davranabilir. Eğer şehir içinde ise günde iki defa bu malı tedarik edebilir. Bence maliyet yüklenmeye de gerek yok. Siz onlar adına riski üstlenebiliyor, kaliteyi arttırabiliyor ve daha hızlı hizmet verebiliyorsanız bir ölçüde onlara katma değer de sağlamış olursunuz. Müşterinizin de sizinle çalışması için en büyük değer bence budur. Birden fazla distribütör arasından niye INDEX’i seçtiklerine bakınca, işte orada lojistik eklemesi ortaya çıkmaktadır.
Firma olarak arızalı ürün, garanti takibi ve iade lojistiği hizmetleriniz var? Bunlar hakkında ayrıntılı bilgi alabilir miyiz?
Bu süreç ürünün depoya girişiyle başlayıp satışıyla bitmeyen bir iştir. Önemli olan sattıktan sonra da ürünün arkasında durmaktır. Ürünler depoya girerken seri numaraları kaydedilip, çıkarken de bu seri numaralar toplanıyor. Böylece hangi bayiye hangi ürünü, hangi tarihte sattığımızı takip edebiliyoruz. Bunu da online olarak bayilerle, fatura numarası doğrultusunda kendisine gelmeden seri numarası yoluyla paylaşıyoruz. “indexpazar.com”’ dan da ürünün garanti süresi görülebiliyor. Bunu da kendimize göre geliştirdiğimiz yazılım ekibimizle sağlıyoruz. Çünkü lojistikte de satışta da en büyük değer bilgi işlem teknolojisidir. Yazlım altyapınız sağlam değilse ilerlemeniz de çok zor oluyor, çünkü ölçümleyemediğiniz için nerede tıkandığınızı anlayamıyorsunuz. Katma değerde bu doğrultuda ortaya çıkamıyor. Servisimize gelen veya gelmesi talep edilen ürünü, müşteri gönderdiği andan itibaren servis arıza takibinden takip edebiliyor. Müşterinin getirdiği ürün de online olarak sistemimize kaydediliyor. Tüm aşamalar da sisteme girdiği andan itibaren numaralarla takip ediliyor. Başka bir teknik servise gitmesi gerekiyorsa bunu görebiliyor, orada ne kadar kaldığını ve ne zaman geri geleceğini görebiliyor. İade verilmesine karar verildiğini de oradan öğrenebilir. Böylece de birçok telefon trafiği engellenmiş oluyor.
Değer kattığınız firmalardan artık kendi ayakları üzerinde Türkiye pazarında durmak isteyenler oldu mu?
Üreticilerin bu işi yapabilmeleri çok zordur. Üreticinin mantığı tek satmaktan çok uzaktır. Bu iş çok zahmet isteyen, altyapı isteyen bir iştir. Sattıktan sonra herkes zaten outsource yapmanın yolunu arıyor. Bizimle birlikte ürün daha fazla kişiye yayılıyor. Gidemediği noktalara bizim sayemizde ulaşıyor. Örneğin Elazığ gibi. Siz orada markaya bir katma değer sağlıyorsunuz. Sizin üzerinizden ürün satılıyor. Bu noktada ürünü depolamak, satışını sağlamak, lojistik hizmetini sağlamak ve tahsilatını yapmaktan bahsediyorsunuz. Ve bunu bir yerden değil 6000 yerden yapmasını istiyorsunuz. Biz sonuçta Anadolu’daki Erzurum’daki bir bayiye sadece tek bir marka satmıyoruz. Bunun yanında birçok ürün daha yer alıyor. Dolayısıyla da benim o ürün için harcadığım efor, maliyetlere yayılmış oluyor. Outsource’un anlamı da zaten budur. Yani bu işi daha ekonomik, daha hızlı ve güvenilir yapmaktır.
HP’den aldığınız en başarılı lojistik sağlayıcı ödülünden bahseder misiniz? Size benzer işler yapan başka firmalar da olduğunu düşünürsek bu konuda INDEX’ in tercih edilme sebebi nedir?
Evet 2005 ve 2007 yıllarında. Hatta daha öncesinden de benim kişisel olarak HP’ den aldığım en iyi lojistik ödülü var. Kişisel alanda HP’nin verdiği tek ödüldür bu. Yani şahsa karşı verdiği tek ödüldür. Burada onların belirledikleri bir çok kriter vardır diye düşünüyorum. Birincisi her şeyden önce müşteri memnuniyetidir. İkincisi her zaman stokta ürün bulundurma durumudur. Mesela HP’nin bazı ürünleri çok satılıyordur. Ama sadece çok satan ürünler bulundurulup, diğer ürünleri bulundurulmuyorsa zaten kanal öbür tarafa kaymaya başlar.
Stok bulundurmak da özellikle sizin için bir maliyet ve bulundurmanız da gerektiğini söylüyorsunuz. Bunun dengesini nasıl sağlıyorsunuz?
Tabii ki satmak için stok bulundurmak zorundasınız. Çünkü Türkiye’ ye en iyi ihtimalle bugün sipariş verseniz ürün en hızlı kanalla 15 günde gelir. Tabii ki çok küçük ürünler söz konusu olduğunda uçakla getirebilmemiz mümkün. Fakat bu da maliyetlerin artmasına neden olacaktır. Ayrıca 15 günde getirip de satamayacağınıza göre mutlaka stokunuzda ürün bulundurmak zorundasınızdır. Bu da geçmiş yıllara dayalı, bayinizin altyapısını ne kadar iyi bildiğinize bağlıdır. Bayinizin yılda hangi ürün grubundan ne kadar sattığını takip eden bir ekibinizin olması gerekmektedir. INDEX de bu doğrultuda böyle bir ekibe sahiptir.
Stokları belirli dönemlere yaymaya başlıyorsunuz. Ocak ayındaki satış, şubat ayındaki satış, mart ayındaki satış gibi mutlaka bizim bir de satış grafiğimiz vardır. Son 10 yılın verilerini yan yana koyduğunuzda zaten bir değer ortaya çıkıyor. Büyüme planınız da varsa bunu da üstüne koymak zorundasınız.
Ürünleri üreticilerden alırken hangi teslim şekillerini kullanıyorsunuz? Ağırlıklı olarak hangisi tercih ediliyor?
Her üreticinin farklı uygulaması vardır. Yani kapınıza teslim edeni de var. Fabrikasından ürünü aldığımız yer de var. Aynı zamanda Türkiye’de size gümrükten çekip teslim edeni de var. Markalı olan ürünlerin HP ve IBM dışındakilerin %99’luk kısmı yurtdışındandır. Çünkü burada bir gümrük işine girmek, depo açarak orada bir hizmet vermek gibi bir yapılandırılma ya gitmek onlara açıkçası çok mantıklı gelmiyor. Burada ürünü siz getirip gümrükten alıyorsanız, servis noktasını da kurmak zorundasınız gibi bir sürü yasal mevzuatlar var. Türkiye’ de bunu yaparak stok dengesini çok daha iyi kontrol edebilmeleri onlara avantaj sağlamaktadır. Servis vermekte çok önemli tabidir. Hangi markanın arkasında durmayı tercih etmekte çok önemlidir. Ürünün servisini kendiniz veriyorsanız, markayı birlikte taşıyorsunuzdur. Ama distribütörün vermesini istiyorsanız, onun başarısıyla doğru orantılı olarak ürünün gelişimini de ona bırakmış oluyorsunuz. Bu stratejik bir karardır.
Çetin Ekinci
Index Lojistik ve Satış Sonrası Hizmetler Departman Müdürü
Röportaj
Dila Bengi
Ozan Demiröz