Öncelikle bizlere Reysaş’ tan bahseder misiniz?
Reysaş, komple lojistik hizmeti veren sektöründe lider bir firma. Malı yurtiçi, yurtdışı ya da deniz aşırı bir ülkeden alıp tüm işlemlerini yüklenerek, diğer ülkelerdeki depolara getirmek, gümrük işlemlerini yapmak, serbest depolara koymak, elleçleme, katma değerli hizmetleri vermek ve makro-mikro dağıtımları gerçekleştirmek faaliyetlerimiz arasındadır. Tüm bu süreç içerisinde iyi bir uluslararası taşıma, gümrükleme ve forwarding hizmetlerimiz çok önemli bir yer tutmaktadır. REYSAŞ’ın bazı taşımalarında tren devreye giriyor. Her ne kadar demiryolu taşımacılığı ülkemizde fazla gelişmemiş olsa da REYSAŞ şu anda ciddi manada vagon sayısı ve çeşidiyle, Türkiye de bu konuda TCDD’ den sonra lider konumda olma gayretindedir. Enerji olarak dışa bağımlılığı ve karayolundaki riski düşünecek olursak, hacimli ürünler bu sayede çok daha güvenli ve hızlı taşınabilecektir. Bunun yanı sıra denizyolu taşımacılığında hizmet verdiğimiz 5 tane de gemimiz var. Dökme yükten konteyner taşımasına kadar birçok sahada hizmet veriyoruz. REYLINE isimli bir de forwarder firmamız var.
REYSAŞ’ın nasıl bir depo yapısı var ve bu depolama süreçlerinden aşama aşama bahseder misiniz?
Şu anda REYSAŞ’ ın sahibi olduğu depolar kendi öz malıdır ve depolarda yaklaşık 600 kişi çalışmaktadır. Depolarımız bize ait olduğundan çok daha esnek davranabiliyoruz ve rakiplere göre çok ciddi avantajlar sağlamış oluyoruz, çünkü, size ait olmayan ve lojistik amaçlara uygun yapılmamış depoların fiziki şartlarının bozukluğu, alt yapı yetersizlikleri, ana trafik yollarına uzaklığı ve diğer olumsuz faktörler, sizi farklı hizmetler vermek zorunda bırakabilmekte ve servis kalitesinin düşmesiyle müşteri memnuniyetsizliğine yol açabilmektedir.
Depo sistemi dediğinizde yani çevresel şartlar ve deponun uygun yerlerde bulunması lojistik maliyetleri ciddi anlamda etkilemektedir. Ana yollara uzak depoların işverene, fazla km yapılması, siparişlerin daha geç ulaşması veya zamanında ulaşması için daha fazla iş yükü getirmesi gibi ciddi ilave maliyetleri olmaktadır. Bu anlamda REYSAŞ’ ın öz mal depoları özellikle ana trafik yollarına devamlı çok yakın tutulmuştur.
Depolarınızda kullanılan bilgi sistemleri hakkında bilgi alabilir miyiz?
Lojistikte IT, takip edilebilirlik açısından vazgeçilmez bir noktadadır. IT, tüm süreçlerinizin her safhasını takip etmenizi sağlar. Bu da “KEY PERORMANS INDICATOR” (KPI) dediğimiz ana performans göstergelerinin temelini oluşturur. Düzgün bir IT yapısına sahip değilseniz, KPI’ları da takip edemezsiniz. Birim zamanda yapılan işin takibinden m3/ m2 /ürün vs başına düşen maliyetlere, zamanında sevkiyat göstergelerinden günlük yapılan işlere, personel verimliliğinden taşıtların doluluğuna kadar düzgün takip istiyorsanız, KPI’ ları düzgün takip edebilmeniz gerekir. Bu da ancak ciddi bir IT alt yapısı ve IT kadrosuyla gerçekleşebilir.
Bir de izlenebilirlik dediğinizde, barkod sistemi işin içine giriyor. Bütün safhaların izlenebilmesi için ürünlerin tüm özelliklerinin sisteme tanımlanması gereklidir. Bu tanımlamayla beraber her noktada ürünlerin hareketleri de sisteme aktarılmalıdır. Ürün sayısının fazla olduğu ve barkodlu üretilen ürünlerin sevkiyatı için işlemleri manual bir depoda yapmanıza imkan yoktur. Manual çalışılıyorsa, ürünlerin nereye konulduğunu bulmakta dahi zorluk çekersiniz, birbirine benzeyen ürünleri karıştırma riski oldukça fazladır ve sistem tamamen hataya açıktır. Bu durumda yapılması gereken, ürünleri tüm süreçler boyunca sistemden takip etmektir ve operasyonlarımızda tüm süreçler IT otomasyonu ile yönetilir, takip ve kontrol edilir. Ürünün hareket/satış hızına depoda en efektif yere konulması, ürün yaşlanmalarının kontrolü ve müşterinin taleplerine göre bu önceliklere göre hazırlanması, kalite sorunu olan ürünlerin blokeye ayrılması, ürünlerin etkileşimlerini ortadan kaldıracak şekilde yerleştirilmesi, toplama yapılırken veya ürünlere yapılacak katma değer hizmetleri verirken sistemin her ürüne göre tek tek kullanıcıyı yönlendirmesi, band sistemlerinde ürünü gideceği yerler yönlendirmesi tamamen kurulan IT alt yapımızla geçekleşiyor. Böylece sistem sizin yapacağınız manual operasyonları azaltmış olduğu gibi sıfır risk prensibi ile çalışmanızın da temelini oluşturuyor. Böyle bir alt yapınız yoksa ürünlerde vazgeçilmez olan izlenebilirliği sağlamanız mümkün değildir.
Bütün safhayı sistemin üzerinden tek tek takip edebildiğimiz gibi, sistem üzerinden engelleyebiliyoruz da. Bunlar özellikle karantina alanlarında çok işe yarayan hususlardır. Örneğin; mallar gelip kalite kontrolü yapıldığında ya da müşteriden gelen bilgi doğrultusunda karantina bölgesine almamız gerektiğinde, sistem bu malın “kullanılmaz”, “beklet” gibi değişik kodlarla operasyona hiç dokunmadan gitmesine engel olur.
IT’den diğer işletme fonksiyonları hususunda da yararlanmaktayız. Çalışan performansları burada devreye girmektedir. Dolayısıyla IT sayesinde depoda çalışanların da günde nasıl performans çıkarttıklarını görebilmekteyiz. Bu ölçümleme sayesinde de işin kontrol edilebilirliği sağlamış oluruz.
REYSAŞ’ın otomotivde öncü olduğunu biliyoruz. Peki otomotivde depolama süreci nasıl işlemektedir?
Bir ülkeye otomotivin bütün parçalarını özelliklerine ve kolay montaja uygun hale getirip, okyanus geçişine uygun sandıklayarak /paketleyerek deniz aşırı ülkeler dahil gönderdikten sonra, bu ülkelerde bu sandıklar açılıyor ve tüm parçalar fabrikalarında montajlanıyor. Dolayısıyla biz aslında, parçaları üretime hazır hale getirip gönderiyoruz. Yine yurt dışından birçok tedarikçiden hizmet verdiğimiz otomotiv fabrikalarının üretimleri için parçalar antrepolarımıza gelmekte, buradaki gümrük işlemlerinden sonra serbest depolarımıza alıp, Kalite Kontrol işlemlerinden sonra stoklara alıp, gelen siparişlere göre toplama yaptıktan sonra yeniden ambalajlama yapılmasının ardından milk-run programına uygun olarak sevkiyatı yapılarak üretime teslim edilmektedir. Buna ilave olarak hizmet verdiğimiz otomotiv firmalarının yedek parçalarını üreten Türkiye’deki tüm tedarikçilerinin üretim merkezlerinden günde 2 kez olmak üzere milk-run sistemi ile parçalar alınmakta, bir kısmı yurt dışına göndermek üzere bizim Cross-Dock depolarımıza, bir kısmı direkt müşterimizin üretim hattına, bir kısmı da elleçlenmek üzere kendi depolarımıza alınmaktadır. Gerçek anlamda just-in-time modelinin kullanıldığı müşterilerimiz için lojistik destek ve hizmetin büyük önemi olup, REYSAŞ olarak “0 Hata Ödülü” almamız işimize verdiğimiz önem ve işimizi ne kadar doğru yaptığımızın en güzel göstergesidir. Tüm bu süreçler Full IT desteği ile izlenebilir özelliğine sahiptir. Bu süreçte bir forkliftin hangi saatte hangi alanda çalışacağı, hangi aracı boşaltacağı veya yükleyeceği, depoya gelen araçların hangi dakikada depoya geleceği, hangi bölgeye park edeceği, hangi dakikada hangi rampaya yanaşıp ayrılacağı 5’er dakikalık zaman dilimleri içerisinde planlıdır. Depodan çıkarttığımız ve araçlarımızla yurt içi ve yurt dışına gönderdiğimiz parçalarında hangi dakikada üretim bandına konacağı koliler üzerinde yazılıdır. Tüm bu süreçleri ve inanılmaz dakika yönetimini güçlü bir IT alt yapısı ve oluşan kuvvetli bir know-how ile yöneterek müşterimize en üst seviyede servisi sunarak çözüm ortağı görevini yerine getiriyoruz.
Depo süreçlerinde iş takibinin önemi nedir?
Siparişte bir parça bile eksikse buradaki hatayı ölçebiliyor olmanız, sıfır riski sağlayabiliyor musunuz diye düşünmeniz lazım. REYSAŞ olarak mantalitemiz sıfır hata değil; sıfır risktir. Çünkü sıfır risk hata oluşabilecek noktalarda dahi bütün riskleri bertaraf etmektir. Sıfır riskle çalışmadan sıfır hataya ulaşabilirsiniz. Yani hiç hata olmayabilir; ama hata riski vardır ve orada bir gün mutlaka hata yaparsınız. Örneğin; forklift yollarını, yürüme yollarını düzenlememişseniz, forkliftinizi iş güvenliğine uygun donatmamışsanız, iş güvenliği eğitimlerini vermemişseniz, iş akışlarını düzenlememişseniz, şansa bağlı olarak hata/kaza yapmamış olabilirsiniz; ama riski engellemiş olmazsınız. Dolayısıyla biz sıfır hata yerine sıfır risk diyoruz. Biz bu sayede dünya lideri otomotiv üreticisi firmamızdan yukarıda bahsetmiş olduğum “0 Hata Ödülü”nü aldık. Depomuzda bir yıl boyunca stoklarda ve gönderdiğimiz ürünlerde sıfır hataya ulaştık. İş analizlerini yaparken sıfır risk prensibiyle, risk haritalarını çıkarmanız, deponuzdaki risk haritalarında oluşan riskleri bertaraf etmeniz gerekir. Bunun yanında iş süreçlerinin takibinin sıfır risk kuralının işlerlik kazanabilmesi için mutlak manada IT yapısının kuvvetli olması olmazsa olmaz şarttır. IT yapısı kuvvetli olmayan işleyişler hata yapmaya açıktır. Reysaş olarak IT sistemimizi kuvvetli tutmamızın temelinde bu düşünce vardır.
Teknolojinin de gelişmesiyle müşterilerin de sizden beklentileri giderek artıyor. Bu bağlamda depo konusunda kaliteyi daha da yükseltmek adına ne gibi projeleriniz var? 
Birinci kısım “teknoloji”, ikinci kısım “inşaatta alınacak tedbirler”, üçüncü kısım “insan kaynakları”, dördüncü kısım da “kullandığınız teknik ekipman” olarak öne çıkar. Bunlardan insan kaynaklarını ele aldığımızda, doğru kişilerin istihdam edilerek, çalıştıkları süreçte bir plan dahilinde eğitilmeleri vazgeçilmez bir unsurdur. Alınan kişinin kariyer planlamasını yapabilmek, kariyer planlamasına istinaden ona uygun görevler vermek, daha sonra da bunu izleyebilmek, performansını takip edebilmek, çalışma için sağlıklı koşullar oluşturabilmek önemlidir.
Teknolojiyi ürünün özelliğine uygun olarak yaptırmak gerekir. Araçlar da uygun olsa bile son satış noktasındaki satış yerlerinizi ve bu aradaki geçişlerinizi dahi ürünün özelliğine uygun hale getirmeniz gerekir. Örneğin; çikolatayı 18-20 derecede depolamalısınız. Deponuzda mallar asansör ile taşınıyorsa ve asansörünüz bozulduysa bütün sistemi durduramazsınız. Depoyu planlarken kontrol sistemlerini planlamazsanız asansörün tamir edilmesini beklersiniz. Yani bütün bunlar birbirini etkiler. Her ürün grubunun kendine göre ve dağıtım kanalına göre alınması gereken tedbirler var. Gerek teknolojik tedbirler, gerek insandan kaynaklanan tedbirler, gerek teknik ekipmandan kaynaklanan tedbirler vardır. Örneğin; palet ile taşınan ürünleri normal bir forklift ile taşıyabilirsiniz. Ama raf sisteminiz farklı ise forkliftin tipi ona göre değişir. Fırını aldığınız basınçla çamaşır makinesini aldığınız basıncın farklı olması lazım. Çünkü çamaşır makinesini sıkıştırdığınız basınçla bütün fırınların camlarını kırarsınız. İstediğiniz kadar kaliteli personel kullanın, eğer o parçayı almadıysanız teknolojik olarak müşterinize iyi hizmet veremezsiniz.
REYSAŞ olarak en büyük avantajımız proje bazlı ve komple hizmet sağlamamızdan hareketle, tüm lojistik süreçleri için çözüm sunduğumuz için, müşteriler bu süreçlerdeki tüm riskleri de bertaraf etmiş olurlar.
Genelde lojistik hizmet verenler olarak karşılaşılan sorunlar depolama konusunda müşteriyle entegrasyonun sağlanamaması, tam anlamıyla envanter yönetiminin yapılamaması oluyor. Bu konudaki sorunları nasıl aşıyorsunuz?
IT entegrasyonu, çözüm ortaklığı ve Kaizen ile aşıyoruz. Öncelikle; entegrasyon konusunda müşteri ile birlikte IT konusunda mutlaka tam entegre olmanız ve beklentilerin fazlasını veriyor olabilmeniz gerekir. Yani onların sisteminin veremediğini, sizin sisteminiz verebilmeli. Bunun dışında çözüm ortağı olabilmeniz gerekmektedir. Müşteri söylemeden müşteri adına iyileştirme yapabiliyor olmalısınız.
Kaizen felsefesiyle her gün iyileştirme, her gün daha iyiye gitmek gerekir. İyileşmenin sonu yoktur. En iyiyim diye bir şey yoktur. Teknoloji çok hızlı bir şekilde geliştiğinden; teknolojide de, operasyonda da, iyileşmede de son yoktur. Bu doğrultuda iyileşme için eğitime önem verilmelidir. Personel teşvik edilmeli, ödüllendirilmeli, fikrini ortaya koyabiliyor olmalıdır. Personele hizmet benimsetilmelidir. Tabi bu sırada endüstriyel olarak yapılacak çalışmalar ayrıdır. Örneğin; yurtdışındaki bir müşterimize paketleme, yeniden paketleme ve bunların kalite kontrollerini yapan mühendislerimiz de var. Daha önce sandık içerisinde 24 tane ürün götürülüyordu. Bu bölümdeki çalışanımız ve takım liderimiz yeni sandık tipi geliştirerek, yerleştirmenin şeklini değiştirerek adet sayısını 56 taneye çıkardı. Ve bu sayede de Belçika’dan ödül aldık.
Röportaj
Özlem Özay
Dila Bengi